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Grundsätzlich ist es eine gute Idee die Einladungen auch per E-Mail zu versenden, da es Arbeit und Zeit erspart.
Es gibt jedoch noch folgende zu Bedenken: | Wenn in einer JHV Vorstandswahlen oder Änderungen der Geschäftsordnung (Beitragsanpassungen) anstehen, ist die ordnungsgemäße Einladung besonders wichtig.
Im BGB §126 und § 126a ist geregelt, dass die Urkunde (Einladung) unterschrieben sein muss (vom geschäftsführenden Vorstand, § 26 BGB). Das BGB steht über der Vereinssatzung.
Trotzdem bei dem Verein in der Satzung "Schriftform" steht, ist dies nicht mit einer E-Mail gleichzusetzen.
Ordnungsgemäße Einladungen per E-Mail (mit digitalisierter Unterschrift) setzen somit eine Satzungsänderung voraus.
Hier handeln leider viele Vereine aus Unkenntnis fehlerhaft und gefährden somit ihre Vereinsgeschäfte. | | Einladungen zur Mitgliederversammlung | | Als Folge der Verbreitung moderner Kommunikationsmittel und aus Kostengründen wird zunehmend die Frage aufgeworfen, ob Einladungen eines Vereins an seine Mitglieder zu Mitgliederversammlungen per Email erfolgen können. Bislang ergehen Einladungen in erster Linie in schriftlicher Form durch (eingeschriebenen) Brief oder durch Veröffentlichungen, z. B. in Vereins- oder Tageszeitungen. | | Das Vereinsrecht enthält keine Vorschrift, in welcher Form die Mitgliederversammlung einzuberufen ist. Vielmehr soll gem. § 58 Nr. 4 BGB die Satzung Bestimmungen enthalten "über die Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung zu berufen ist, über die Form der Berufung und über die Beurkundung der Beschlüsse". Die Folge ist, dass die Form der Einberufung nicht dem Ermessen des Vorstandes überlassen ist, sondern die Mitgliederversammlung als oberstes Organ des Vereins die Frage in der Satzung zu klären hat. Dabei besteht eine Freiheit der Formwahl, sofern die Satzung sicherstellt, dass jedes Vereinsmitglied Kenntnis von der bevorstehenden Mitgliederversammlung erlangt oder zumindest ohne wesentliche Erschwernisse erlangen kann. | | Es ist also grundsätzlich möglich, in der Satzung zu regeln, dass die Vereinsmitglieder per Email eingeladen werden. Allerdings muss Folgendes beachtet werden: | - Da nicht erwartet werden kann, dass jedes Vereinsmitglied über die technischen Voraussetzungen verfügt, E-mails zu empfangen, muss für Mitglieder ohne Email-Anschluss eine andere Form des Zugangs der Einladung sichergestellt werden. Es könnte zum Beispiel geregelt werden, dass die Einladung per Brief erfolgt, sofern dem Verein keine E-mail-Adresse bekannt ist.
- Eine Einladung per E-mail erfüllt nicht die Voraussetzungen der "Schriftform" gem. §§ 126 BGB. Ist daher in der Satzung festgelegt, dass die Einladung die Schriftform zu wahren hat, so muss die Einladung gem. § 126 BGB entweder eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigtem Handzeichen unterzeichnet werden. Diese Voraussetzung wäre z. B. bei einem Brief erfüllt. Zwar kann die schriftliche Form gem § 126 Abs. 3 BGB durch die elektronische Form gem. § 126 a BGB ersetzt werden. Dies bedeutet jedoch, dass das elektronische Dokument mit einer qualifizierten Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss, die in der Praxis selten genutzt wird. Für eine Einladung per E-mail wäre folglich eine Satzungsänderung erforderlich.
- Der Verein muss für den Fall, dass Streitigkeiten über den Zugang der Einladung beim Mitglied auftreten, nachweisen können, dass die satzungsmäßige Form der Einberufung mit der richtigen Adresse gewählt wurde. Zum Teil wird die Auffassung vertreten, der Verein sollte eine Lesebestätigung des E-mail-Empfängers anfordern. Nach u. E. sollte es ausreichen, wenn der Verein durch den Postausgang in seinem E-mail-Account nachweisen kann, dass die E-mail an die richtige Empfänger-Adresse gesandt wurde. Für Fehler in seiner eigenen Sphäre, aufgrund derer er die E-mail nicht lesen kann - z. B. überfülltes Postfach oder Spam-Filter - ist das Vereinsmitglied zuständig.
- Was die Einberufungsfrist der E-mail-Einladung und den Inhalt der Einladung betrifft, so gelten die üblichen Anforderungen.
| | Autor : Ulla Engler , der Paritätische Gesamtverband | | |
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